Es ist höchste Zeit, Klarheit und Struktur in die Nutzung von Künstlicher Intelligenz in eurem Unternehmen zu bringen. Was auf den ersten Blick wie ein kreativer Wildwuchs wirken mag – Mitarbeiter, die eigenständig KI-Tools in ihre tägliche Arbeit einbinden – birgt erhebliche Risiken, die viele Unternehmen übersehen.
Immer wieder zeigt sich, dass Mitarbeitende ohne Abstimmung und oft ohne das Wissen der Geschäftsführung KI-Lösungen einsetzen.
Das große Problem: Nicht nur werden diese Tools unkontrolliert genutzt, sondern oft auch sensible Unternehmensdaten unbewusst weitergegeben. Der Nutzen der KI scheint so verlockend, dass mögliche Sicherheitsrisiken zunächst übersehen werden.
Warum eine strukturierte KI-Nutzung essenziell ist
KI hat das Potenzial, Arbeitsprozesse erheblich zu verbessern und Effizienz zu steigern. Doch dieses Potenzial lässt sich nur ausschöpfen, wenn der Einsatz klar geregelt und gut durchdacht ist. Ohne klare Vorgaben riskiert ihr, dass wertvolle Daten und Informationen unkontrolliert abfließen. In der heutigen Zeit, in der Daten einen unschätzbaren Wert haben, stellt dies ein Risiko dar, das sich kein Unternehmen leisten kann.
Der unkontrollierte Einsatz von KI-Tools kann darüber hinaus auch zu einem Verlust von Effizienz führen: Anstatt dass KI gezielt eingesetzt wird, um Arbeitsabläufe zu optimieren, entsteht Chaos. Mitarbeitende nutzen unterschiedliche Tools ohne Rücksicht auf Sicherheit, Datenschutz oder Unternehmensziele – ein Szenario, das ihr verhindern solltet.
Der Weg zu einer geordneten KI-Nutzung
Um die Vorteile von KI sicher und effizient in eurem Unternehmen zu nutzen, braucht es klare Strukturen und definierte Richtlinien. Hier sind einige Schritte, die euch dabei helfen können:
Bestandsaufnahme machen: Zunächst solltet ihr herausfinden, welche KI-Tools bereits genutzt werden und in welchem Umfang. Wer greift auf welche Daten zu? Welche Tools werden ohne Kontrolle verwendet? Nur durch eine detaillierte Analyse könnt ihr erkennen, wo es Risiken gibt und wo Handlungsbedarf besteht.
Freigegebene Tools festlegen: Definiert genau, welche KI-Tools eure Mitarbeitenden nutzen dürfen. Diese sollten strenge Sicherheits- und Datenschutzstandards erfüllen und an eure internen Prozesse angepasst sein.
Nutzungsrichtlinien erstellen: Schafft klare Richtlinien, die festlegen, wie und wann KI eingesetzt werden darf. Diese Regeln sollten für alle Mitarbeitenden transparent und verständlich sein, um Missverständnisse zu vermeiden und einen sicheren Umgang mit KI zu gewährleisten.
Schulungen und Trainings anbieten: Wissen ist der Schlüssel. Viele Mitarbeitende wissen gar nicht, welche Risiken der unsachgemäße Umgang mit KI birgt. Regelmäßige Schulungen helfen dabei, die Kompetenzen im Umgang mit KI zu steigern und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die definierten Richtlinien verstehen und umsetzen können.
Regelmäßige Micro-Trainings einführen: Anstatt einmalige, langwierige Workshops abzuhalten, setzen wir auf kurze, wöchentliche Trainingseinheiten. Unsere Erfahrung zeigt, dass dieser Ansatz wesentlich effektiver ist. Jeden Mittwoch gibt es bei uns eine einstündige Session „KI for everybody“, in der die wichtigsten Aspekte der KI-Nutzung vermittelt werden. Eine Stunde pro Woche zahlt sich langfristig aus und sorgt dafür, dass eure Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand sind.
Lohnt sich das? – Absolut!
Häufig stellt sich die Frage, ob regelmäßige Schulungen und strukturierte KI-Nutzung den Aufwand rechtfertigen. Die Antwort ist ein klares Ja. Denn der Schaden, der durch unsachgemäße oder unkontrollierte Nutzung von KI entstehen kann, ist potenziell weitaus teurer als der Aufwand für Schulungen und klare Richtlinien. Der Schutz eurer sensiblen Daten und die Sicherheit eurer Abläufe sind unbezahlbar – und das Wissen und die Kompetenz eurer Mitarbeitenden entscheidend.
Seid ihr bereit, eurer KI-Nutzung die notwendige Struktur zu geben? Teilt uns gerne mit, wie ihr den Einsatz von KI in eurem Unternehmen organisiert und welche Maßnahmen ihr ergreift!
